Por defecto, los documentos cargados al netTime one son públicos, es decir, visibles para todas las personas. Para identificar que un documento es privado, que solo sea visible por una persona (por ejemplo la nómina en pdf), se debe hacer lo siguiente:
Requerimiento previo
•Los nombres de los documentos privados deben tener el siguiente prefijo "NDOC_PRV_XXXX", donde XXXX se corresponde con el campo "Clave" de cada persona. Ver "Datos básicos" en la ficha de la persona.
•Los documentos privados que vaya a subir al programa debe guardarlos en formato comprimido, con extensión "zip", ya sea un solo documento o varios.
oPor ejemplo, se pueden guardar en un solo archivo de formato comprimido, 4 documentos privados de nóminas en pdf (NDOC_PRV_0181_Enero24.pdf, NDOC_PRV_0183_Enero24.pdf , NDOC_PRV_0185_Enero24.pdf, NDOC_PRV_0188_Enero24.pdf).
Añadir documentos privados
•Seleccione la carpeta, del Gestor documental, donde se ubicarán el/los documentos privados de las personas.
•Abra una carpeta del sistema y navegue hasta encontrar el/los documentos guardados en formato comprimido, con extensión "zip" que quiere añadir. Selecciónelo y arrástrelo hasta el cuadro superior.
•El programa le informará si se ha subido bien el/los documentos.
•Como cada documento está identificado con el código Clave de cada persona, se cargarán en la carpeta seleccionada de cada persona el documento que le corresponda.
oSiguiendo el ejemplo anterior, las personas con las Claves 0181, 0183,0185, 0188, al finalizar, tendrán disponible el documento de nómina que les corresponde en la carpeta seleccionada.
El Gestor de documentos no verá los documentos cargados como privados. Para comprobar si las personas tienen el documento privado que les corresponde:
•Abra la lista de Personas.
•Seleccione la persona a quien se le ha cargado el documento privado.
•Del menú derecho abra la opción General y seleccione Documentos. Se abre la ventana de documentos de la persona con todos los documentos que tiene disponibles, entre ellos documentos privados identificados con un candado.
